Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laatimispäivämäärä 24.5.2018. Viimeinen muutos 18.08.2026
1. Rekisterin pitäjä
Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry (myöhemmin “Kilta”)
PL 15500
00076 Aalto
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Hallituksen rahastonhoitaja rahastonhoitaja@as.fi
3. Rekisterin nimi
Automaatio- ja systeemitekniikan kilta ry:n jäsenrekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:
- Lakisääteinen velvoite (GDPR 6(1)(c)) jäsenluettelon ylläpitämiseksi yhdistyslain mukaisesti sekä lakisääteisten kirjanpitovelvoitteiden täyttämiseksi.
- Killan oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f)) jäsenyyden hallinnoimiseksi, jäsenviestinnän toteuttamiseksi, jäsenmaksujen käsittelemiseksi sekä jäsenrekisterijärjestelmän ylläpidon ja tietoturvan varmistamiseksi.
- Rekisteröidyn suostumus (GDPR 6(1)(a)) vapaaehtoisten alumnitoimintaan liittyvien tietojen käsittelyn ja jäsenyyteen liittymättömän sähköpostiviestinnän osalta.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenrekisterin ylläpito, jäsenyyksien ja jäsenmaksujen hallinnointi, jäsenten kanssa viestiminen, jäsenyyteen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä jäsenrekisterijärjestelmän ylläpito ja tietoturvan varmistaminen.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenen perustiedot:
- Täydellinen nimi
- Kotipaikka
- Sähköpostiosoite
- Ensisijainen kieli (valinnainen)
Jäsenyystiedot:
- Jäsenyyden tyyppi (varsinainen jäsen, ulkojäsen, alumnijäsen), alkamis- ja päättymispäivä, tila
- Opiskelija-asema (itse ilmoitettu; voidaan vahvistaa Aalto-sähköpostilla)
- Maksuhistoria, Stripe-asiakastunnus
- Syy Kiltaan liittymiseen
Suostumus (vapaaehtoisia):
- Suostumus jäsentietojen käyttämiseen Killan alumnitoiminnassa jäsenen valmistumisen jälkeen
- Jäsenyyteen liittymättömät sähköpostit.
Toissijaiset sähköpostiosoitteet:
- Lisäsähköpostiosoitteet vaihtoehtoiseen kirjautumiseen
- Sähköpostin verkkotunnus (esim. aalto.fi)
- Vahvistuksen tila ja ajankohta
- Vanhenemispäivä verkkotunnuksella vahvistetuille sähköposteille
Huom: Toissijaiset sähköpostit ovat vapaaehtoisia, paitsi että aalto.fi-sähköpostin vahvistus vaaditaan tietyille jäsenyystyypeille (esim. opiskelijajäsenyys).
Pääsyavaimet / Passkeys (valinnaisia):
- Julkiset avaimet salasanattomaan kirjautumiseen
- Laitteen nimi, yhteystavat, synkronointitila
- Viimeisimmän käyttökerran ajankohta
Tekniset tiedot:
- Istuntotunnisteet, kirjautumiskoodit
- Tarkastusloki eri säilytysajoilla:
- Turvallisuustapahtumat (kirjautumiset, epäonnistuneet yritykset): 6 kuukautta
- kirjanpitoaineistoon sisältyvät maksu- ja tositetiedot
- Käyttäjätietojen muutokset (sähköposti, ylläpitäjäoikeudet): 3 vuotta
- IP-osoitteet ja selaintiedot: säilytetään lokien mukana
- Pyyntörajoitustiedot (tilapäisiä, poistetaan automaattisesti)
Täydellisen nimen ja kotipaikan antaminen on jäsenluettelon ylläpitämiseksi lakisääteisesti tarpeen. Jäsenyyden tyypistä riippuen myös jäsenyyden edellytysten osoittamiseksi tarvittavat tiedot voivat olla välttämättömiä jäsenyyden myöntämiseksi tai ylläpitämiseksi. Muut erikseen vapaaehtoisiksi merkityt tiedot ja suostumukset eivät ole jäsenyyden edellytys. Vapaaehtoisen suostumuksen antamatta jättäminen ei vaikuta jäsenyyteen.
6. Rekisterin tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat perustiedot ja jäsenyystiedot saadaan pääasiassa jäseneltä itseltään jäseneksi liittymisen, jäsenmaksun maksamisen ja tietojen päivittämisen yhteydessä.
Maksuihin liittyviä tietoja saadaan käytettävältä maksupalveluntarjoajalta. Jäsenrekisterijärjestelmän käytön yhteydessä syntyy lisäksi teknisiä tietoja, kuten kirjautumis-, istunto-, IP-osoite-, selain-, tietoturva- ja muutoslokitietoja.
7. Tietojen luovutus
Henkilötietoja käsitellään jäsenyyden ylläpitämiseen ja hallinnointiin, jäsenmaksujen käsittelyyn, jäsenten kanssa viestimiseen, jäsenyyteen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen sekä jäsenrekisterijärjestelmän ylläpitoon ja tietoturvan varmistamiseen.
Yhdistyslain 11 §:n mukaisesti Killan jäsenelle varataan pyynnöstä mahdollisuus tutustua jäsenluetteloon merkittyihin jäsenten täydellisiin nimiin ja kotipaikkoihin. Muuhun jäsenluetteloon merkittyyn tietoon jäsenellä on oikeus tutustua yhdistyslain mukaisissa tilanteissa, jos hän osoittaa etunsa yhdistyksen jäsenenä sitä vaativan.
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään Killan lukuun toimivia palveluntarjoajia muun muassa jäsenrekisterin hostingiin ja tietokantaan, maksujen käsittelyyn, sähköpostien lähettämiseen sekä varmuuskopiointiin. Näissä palveluissa henkilötietoja käsitellään ETA-alueella.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteriä ja sen varmuuskopioita säilytetään sähköisesti Killan käyttämissä suojatuissa tietojärjestelmissä ja palveluissa. Pääsy henkilötietoihin on rajattu niille Killan hallituksen jäsenille ja järjestelmän teknisille ylläpitäjille, joiden tehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Käyttöoikeudet rajataan tehtävän edellyttämään laajuuteen.
9. Tietojen siirto EU tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti Euroopan talousalueella. Google Workspace -palvelua käytettäessä henkilötietoja voidaan käsitellä myös ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa siirroissa käytetään soveltuvaa GDPR:n V luvun mukaista siirtoperustetta, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai komission hyväksymiä vakiolausekkeita, sekä tarvittaessa täydentäviä suojatoimia.
10. Tietojen tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin ja saada niistä jäljennös sekä vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista.
Rekisteröidyllä on soveltuvin osin oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa Killan oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Lakisääteiseen velvoitteeseen perustuvia tietoja ei voida poistaa rekisteröidyn pyynnöstä silloin, kun niiden säilyttäminen on lain mukaan edelleen tarpeen.
Suostumukseen perustuvan käsittelyn osalta rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Killaan osoitteessa rahastonhoitaja@as.fi. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.
11. Rekisterin tietojen säilytysaika
Jäsenyyden hallinnointiin liittyvät henkilötiedot poistetaan pääsääntöisesti 365 päivän kuluttua jäsenyyden päättymisestä, ellei tietojen pidempi säilyttäminen ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun tässä selosteessa määritellyn käsittelytarkoituksen vuoksi. Teknisillä tiedoilla on seuraavat säilytysajat:
- kirjautumiskoodit: 10 minuuttia
- istuntotunnisteet: 30 päivää
- avainkoodit: kunnes käyttäjä poistaa ne tai käyttäjätili poistetaan
- toissijaiset sähköpostiosoitteet: kunnes käyttäjä poistaa ne tai käyttäjätili poistetaan
- Aalto.fi-sähköpostin vahvistus: 6 kuukautta
- turvallisuustapahtumien lokit: 6 kuukautta
- käyttäjätietojen muutoksia koskevat lokit: 3 vuotta
- pyyntörajoitustiedot: tilapäisesti, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti
Kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.